Blog

Manter um escritório funcionando pode custar mais do que parece. Além do aluguel, existem despesas operacionais que muitas vezes passam despercebidas no dia a dia como energia, manutenção, salas subutilizadas, gestão manual da estrutura e serviços de apoio que consomem tempo e dinheiro de forma contínua.

Nos últimos anos, o smart office vem ganhando espaço justamente por combater os desperdícios que acontecem ao manter uma estrutura fixa maior do que a necessidade real da empresa. Isso porque o modelo foca em eficiência operacional, uso inteligente do espaço e automação de tarefas do dia a dia, se tornando uma forma mais prática e inteligente de reduzir custos principalmente em pequenas empresas.

O que está incluído na conta do escritório próprio (e o que não está)?

Quando uma empresa calcula o custo de manter um escritório próprio, normalmente os principais a serem considerados são aluguel, condomínio, energia. Mas a operação vai muito além desses gastos; existem custos que não são tão evidentes, mas que também impactam na operação:

• Recepção
• Limpeza
• Internet
• Manutenção
• Copa
• IPTU
• Mobiliário
• Suporte técnico
• Gestão do espaço

Somadas, todas essas despesas mudam o valor da operação totalmente. Para se ter uma ideia, segundo um comparativo da CWK Coworking, um escritório tradicional de cerca de 30m² pode ultrapassar R$ 6 mil mensais, quando todos os custos operacionais entram na conta como:

E de acordo com o levantamento da Coworking Smart, o custo real de um escritório tradicional pode ser até 40% maior do que o valor nominal do aluguel, justamente por causa dessas despesas operacionais menos visíveis. Portanto, muitos empresários tomam a decisão de ter um escritório próprio olhando apenas para uma parte da conta.

Uma boa alternativa para reduzir custos com a operação é o coworking, que oferece opções em faixas de valores bem mais reduzidas.

Leia também: Como localizar estrategicamente sua empresa com endereço fiscal

Os gastos que aparecem só no fim do mês

Alguns custos do escritório não parecem relevantes no dia a dia, mas acabam impactando ao longo do mês, como:

• Salas de reunião pagas mesmo quando ficam vazias
• Manutenção corretiva de equipamentos
• Impressoras e suprimentos
• Café, água e itens de copa comprados de forma avulsa
• Tempo gasto gerenciando fornecedores e estrutura

Embora pareçam gastos pequenos, eles são constantes no fechamento do mês. E juntos são um custo operacional difícil de perceber quando se monta um escritório próprio.

Leia também: Salas sob demanda: seu segredo para vender mais

Como um smart office reduz essas despesas?

O smart office é um modelo de escritório inteligente que usa tecnologia para tornar o ambiente de trabalho mais eficiente, flexível e econômico, com:

• Sensores de presença
• Iluminação e climatização automáticas
• Controle digital de acesso
• Reserva online de salas
• Gestão integrada do espaço

Tudo isso ajuda a reduzir desperdícios pois melhora e experiência de trabalho e facilita a operação e organização do escritório no dia a dia. Na prática, o modelo funciona assim: primeiro identifica um custo recorrente, depois automatiza ou otimiza a operação ligada a ele.

O resultado é um escritório mais eficiente, com menos gastos de energia e tempo operacional e ainda com otimização de espaço. Portanto, o principal diferencial de um smart office não é a tecnologia em si, e sim a forma como ela reduz desperdícios que fazem parte da rotina de muitos escritórios tradicionais.

Energia: iluminação e climatização automáticas

Segundo o Sebrae, a conta de luz pode representar cerca de 20% dos custos operacionais mensais de uma empresa.

Parte desse consumo acontece sem necessidade quando, por exemplo, as luzes permanecem acesas em salas vazias, o ar-condicionado continua ligado, mesmo sem ninguém no ambiente e se os equipamentos ficam ligados o dia inteiro por falta de controle automatizado.

De acordo com a Raízen Power, sistemas de refrigeração em escritórios podem responder por mais de 20% do consumo energético em pequenos e médios negócios.

Para evitar esses consumos sem necessidade, os smart offices contam com tecnologias que auxiliam na economia, como por exemplo, sensores de presença, que identificam movimento e ocupação no ambiente, permitindo que iluminação e climatização funcionem só quando há pessoas realmente utilizando o espaço.

Segundo a Lead Energy, os sensores de presença reduzem até 65% o consumo relacionado à iluminação.

A climatização também merece atenção, sistemas de ar-condicionado funcionando direto, sem manutenção adequada, podem apresentar perdas de eficiência significativas, aumentando muito o custo de energia do escritório. As automações do smart office também ajudam nessa economia, permitindo um uso mais coerente com a necessidade real.

Leia também: O que os funcionários mais valorizam no escritório? Pesquisa responde

Espaço: pagar só pelo que usa de fato

Em muitos escritórios, as salas de reunião permanecem vazias durante grande parte do tempo, mas continuam gerando custo integral de aluguel, energia e manutenção. Em um smart office, além da empresa utilizar as salas apenas quando realmente é necessário, conta com um sistema de monitoramento de ocupação e reservas digitais, que agiliza e facilita o dia a dia.

Serviços de apoio: do avulso ao digital

Manter um escritório próprio também exige administrar uma série de tarefas operacionais, feitas manualmente e de forma descentralizada, que acabam consumindo tempo da equipe todos os dias como:

• Correspondências
• Ligações recebidas
• Controle de acesso
• Pedidos de insumos
• Manutenção
• Gestão de fornecedores
• Acompanhamento de faturas

No modelo de smart office, parte dessa operação é automatizada ou centralizada em plataformas digitais, isso permite acompanhar correspondências, registrar ligações e visitas, solicitar serviços extras e visualizar informações financeiras em um único ambiente.

Lembre-se: o ganho não está apenas na organização, mas inclusive na redução do tempo com tarefas operacionais que não fazem parte da atividade principal da empresa, só que continuam consumindo energia da equipe ao longo do mês. E embora esse custo raramente apareça na planilha, ele impacta diretamente produtividade, foco e eficiência operacional.

Leia também: Como usar o endereço comercial para gerar negócios fora da sua cidade

Smart office em coworking: quando faz mais sentido do que ter estrutura própria

Depois de olhar para os custos operacionais e para o impacto da gestão inteligente do espaço, surge uma pergunta natural: será que vale a pena manter um escritório próprio? A resposta vai depender do perfil da operação da sua empresa porque você precisará entender se o espaço atual realmente acompanha a forma como sua equipe trabalha hoje.

Nos casos em que o custo da operação tradicional deixa de acompanhar a real necessidade da organização, o modelo de smart office em coworking faz mais sentido financeiramente, pois reduz custos fixos e adapta a estrutura ao verdadeiro uso da empresa. Isso costuma acontecer principalmente em cenários como:

• Equipes pequenas
• Times em fase de crescimento
• Rotina híbrida
• Negócios que precisam de endereço profissional
• Salas de reuniões que não são utilizadas o dia inteiro ou diariamente
• Operações com custos fixos acima de R$ 3 mil por mês (apenas para manter a estrutura funcionando)

Segundo a Open Offices, os custos de uma locação convencional podem ser até 247% maiores do que os de um escritório privativo em coworking. Já a consultoria JLL projeta que, até 2030, cerca de 30% dos escritórios comerciais serão flexíveis, refletindo uma mudança gradual no mercado corporativo.

Mas, isso não significa que o escritório próprio perdeu sentido. Empresas com equipes grandes, presença constante no local ou necessidades específicas de operação ainda podem se beneficiar de uma estrutura exclusiva. Alguns segmentos também precisam atender exigências legais, técnicas ou de segurança que requerem controle total do ambiente.

Em muitos negócios, o smart office se tornou uma maneira eficiente de usar recursos, reduzir desperdícios, aumentar a produtividade e manter uma estrutura profissional sem carregar custos fixos desnecessários.

O que avaliar antes de migrar para um smart office?

Antes de decidir entre manter um escritório tradicional ou migrar para um smart office, vale a pena olhar mais a fundo para a operação:

1. Entenda qual é o custo real do espaço atual: não apenas aluguel e condomínio, mas tudo o que mantém o escritório funcionando: energia, internet, manutenção, limpeza, recepção, insumos e tempo gasto com gestão operacional.
2. Observe como o espaço é utilizado no dia a dia: as salas de reunião ficam ocupadas com frequência ou passam boa parte da semana vazias? A equipe realmente utiliza todas as posições disponíveis ou existe muita variação por causa de agendas externas, trabalho híbrido e deslocamentos?
3. Analise quanto da rotina operacional depende de tarefas manuais: controle de correspondências, reservas, fornecedores, manutenção e gestão de acessos consomem tempo da equipe e costumam gerar pequenos custos acumulados que raramente entram no cálculo inicial do escritório.
4. Entenda se a empresa precisa de presença física constante: a demanda por espaço muda ao longo do mês? Em operações mais flexíveis, manter uma estrutura fixa muito maior do que o uso pode acabar criando desperdícios difíceis de perceber na rotina.

Ao responder sinceramente essas perguntas, é possível entender se o modelo atual acompanha a forma como a empresa realmente trabalha hoje.

Em Ribeirão Preto, por exemplo, a Solution Indoor opera dentro desse modelo de smart office, combinando estrutura flexível, tecnologia integrada e gestão digital do espaço no dia a dia. O ambiente conta com recursos como sensores de presença, reserva digital de salas e acompanhamento operacional centralizado, reduzindo assim desperdícios e simplificando a rotina das empresas.

Para negócios que estão reavaliando os custos e a eficiência da estrutura atual, esse tipo de operação mostra, na prática, como é possível manter um ambiente profissional sem carregar a complexidade de um escritório tradicional.