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Você sabia que não há apenas um jeito de fazer trabalho colaborativo no escritório? Segundo um estudo do Gensler Global Workplace Survey 2025, existem pelo menos 7 formas diferentes de trabalhar em conjunto e cada uma delas exige um tipo de espaço para funcionar bem.

Dos profissionais entrevistados no estudo, apenas 38% afirmam ter uma experiência excelente no escritório, mostrando que muitas empresas continuam investindo em ambientes que não atendem às necessidades reais de quem trabalha neles. Uma reunião de decisão, uma sessão de brainstorming ou um atendimento a um cliente, por exemplo, pedem ambientes completamente diferentes para que a experiência seja mais eficiente.

Neste artigo, você vai conhecer os 7 modos de trabalho e entender por que reconhecer essas diferenças é um dos principais caminhos para criar um escritório moderno que realmente favoreça a colaboração e a produtividade.

Por que a sala de reunião com mesa e cadeiras deixou de ser suficiente?

Durante muito tempo, praticamente toda interação em grupo dentro do escritório ocorria no mesmo lugar: a sala de reunião. Não importava se era um feedback individual, uma conversa rápida entre 2 pessoas, uma apresentação para um cliente ou um brainstorming com toda a equipe. Tudo era adaptado ao mesmo ambiente.

O problema é que essas atividades têm necessidades muito diferentes. Enquanto algumas pedem privacidade e concentração, outras dependem de troca de ideias e liberdade de movimento para reorganizar o espaço ao longo da conversa.

Foi justamente essa diferença que o Gensler Global Workplace Survey 2025 evidenciou. O estudo mostra que os espaços flexíveis para cocriação são hoje a opção preferida da maioria dos profissionais para atividades colaborativas, superando a sala de reunião tradicional em quase todos os setores pesquisados. As exceções são apenas os segmentos de governo e terceiro setor, onde o modelo convencional ainda lidera.

Outro dado ajuda a explicar por que tantas pessoas ainda saem frustradas de um dia no escritório: 44% dos trabalhadores escolhem onde vão colaborar com base no espaço que está disponível naquele momento, e não no ambiente mais adequado para a atividade.

O que significa, por exemplo, usar uma sala para 12 pessoas apenas para uma conversa de 10 minutos entre 2 colegas ou até mesmo tratar de um assunto confidencial em uma mesa compartilhada porque todas as salas estão ocupadas. Ou seja, o resultado não é só desperdício de espaço, mas uma experiência de trabalho menos eficiente para todos.

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Os 7 modos de colaboração presencial

Escolher o ambiente de trabalho de acordo com a atividade que será realizada no dia faz toda a diferença para a produtividade, por isso a boa e velha sala de reunião não costuma ser a melhor escolha para todo tipo de tarefa em colaboração.

Conheça as 7 formas de trabalho colaborativo presencial:

1. Reunião de equipe agendada

Quando se pensa em trabalho colaborativo no escritório, normalmente a imagem que vem à mente é uma equipe reunida para discutir projetos, acompanhar resultados ou tomar decisões em uma sala de reunião.

Não por acaso, o estudo mostra que esse é realmente o principal motivo para ir ao trabalho presencial, tanto que 42% dos profissionais ouvidos apontam as reuniões de equipe agendadas como a atividade mais frequente no escritório. Esse também é o modo de colaboração mais bem atendido pelas empresas porque a maioria dos escritórios conta com:

• Salas de reunião equipadas
• Videoconferência
• Boa acústica
• Infraestrutura completa para participantes remotos

Mas, o principal desafio em relação ao trabalho colaborativo presencial é que grande parte dos investimentos continua concentrada quase exclusivamente nesse formato, enquanto os outros modos de colaboração acabam acontecendo na mesma sala de reunião ou em outros espaços improvisados.

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2. Conversa agendada entre 2 ou 3 pessoas

Alinhamentos entre líder e liderado, feedbacks, conversas estratégicas ou decisões que ainda não podem ser compartilhadas costumam envolver poucas pessoas, exigem um nível importante de privacidade, mas não precisam de um espaço amplo como uma sala de reuniões.

Porém, quando existe um ambiente disponível na empresa para a conversa agendada, ele normalmente é grande demais para a quantidade de pessoas envolvidas. E, quando não existe, resta improvisar. E assim temas sigilosos acabam sendo conversados em lugares sem a privacidade que precisam como no corredor, na cafeteria ou em mesas compartilhadas, onde a preocupação de ser ouvido interfere diretamente no assunto.

Ou seja, esse tipo de situação é uma das maiores lacunas dos escritórios atuais. Apesar de frequentes na rotina de trabalho presencial, ainda são raros os ambientes planejados especificamente para pequenas conversas reservadas, como cabines acústicas ou espaços mais informais com isolamento suficiente para preservar a confidencialidade.

3. Conversa individual informal

Esse é o modo de colaboração entre colegas que acontece naturalmente entre uma atividade e outra como no café, durante um deslocamento pelo escritório ou enquanto 2 pessoas se encontram por acaso.

À primeira vista, pode até parecer apenas um momento de descontração, mas é justamente nessas conversas informais que surgem alinhamentos rápidos, esclarecimentos que evitam longas trocas de mensagens e ideias que dificilmente apareceriam em uma reunião formal.

O estudo identificou que o tempo dedicado à socialização entre colegas praticamente dobrou desde a pandemia nos Estados Unidos, uma tendência observada também em outros países pesquisados. Ao mesmo tempo, 82% dos respondentes afirmam sentir um alto nível de pertencimento, mostrando assim que essas interações casuais fazem parte da experiência do trabalho presencial e não apenas da convivência.

Por isso, escritórios que dificultam encontros espontâneos acabam limitando um tipo de colaboração que depende muito mais do desenho do ambiente do que de qualquer ferramenta digital.

4. Conversa confidencial

Existem alguns assuntos na rotina de trabalho presencial que não podem simplesmente ser conversados na frente de todos os colaboradores como:

• Avaliações de desempenho
• Negociações salariais
• Questões pessoais de colaboradores
• Situações delicadas com clientes
• Entre outros

Embora o crescimento dos escritórios em conceito open space tenha trazido muitos benefícios, ele também reduziu os ambientes preparados para esse tipo de interação (que costumam ser bem recorrentes nos escritórios).

Dados da pesquisa mostram que, após a pandemia, as empresas até passaram a ter espaços com mais privacidade para conversas confidenciais, mas quase 1/3 dos profissionais não encontram esse tipo de ambiente disponível quando precisam. E quando não existe um local adequado para isso, a conversa é adiada ou acontece de forma limitada, porque todos sabem que podem estar sendo ouvidos.

Portanto, conversas sigilosas precisam ocorrer em um local que realmente preserve a privacidade como salas privativas com isolamento acústico e controle de acesso, que são muito comuns em smart offices como os da Solution Indoor, por exemplo, mas que ainda não fazem parte da realidade de muitos escritórios de empresas e até mesmo de coworkings convencionais.

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5. Check-in rápido e espontâneo em grupo

Nem toda colaboração acontece em uma reunião formal. Muitas vezes, 3 ou 4 pessoas resolvem uma dúvida em poucos minutos durante um encontro casual no escritório. É aquele alinhamento que se desenha enquanto alguém passa pelo café, encontra colegas e, antes mesmo de voltar para a mesa, o problema já foi resolvido.

Esses encontros têm um retorno muito maior do que o tempo que gastam. Mas eles dependem de um detalhe importante: as pessoas precisam ter oportunidades de se encontrar, por acaso, durante a jornada de trabalho.

Quando a empresa incentiva que cada profissional permaneça isolado na própria estação durante todo o dia, essas conversas praticamente não acontecem. Porém, quando o escritório tem áreas de circulação amplas, cantinho do café e ambientes que estimulam encontros espontâneos, essas conversas produtivas ocorrem com muito mais frequência e naturalidade.

6. Sessão de trabalho em equipe com foco em produção

Esse tipo de trabalho colaborativo tem o objetivo de criar algo em equipe como ocorre em:

• Brainstorm
• Desenvolvimento de soluções
• Construção de estratégias
• Qualquer atividade em que a equipe precisa testar ideias, escrever, reorganizar informações e trabalhar de forma dinâmica

E o erro mais comum é fazer isso dentro de uma sala de reunião tradicional. Isso porque uma mesa fixa, cadeiras posicionadas sempre da mesma forma e um projetor voltado para uma única direção acaba deixando o ambiente formal, justamente em um momento em que as pessoas precisam é de um local mais descontraído para estimular a criatividade.

Segundo o estudo, os espaços de cocriação flexíveis são os preferidos para esse tipo de atividade na maioria dos setores pesquisados. O motivo é simples: nesses ambientes, o mobiliário deixa de ser apenas um elemento estético e passa a apoiar o trabalho. Superfícies para escrita, móveis que podem ser reorganizados e a ausência de uma posição central de liderança tornam a participação mais natural.

7. Workshop de cocriação com cliente ou equipe ampliada

Essa é a forma de colaboração menos frequente nas empresas, mas também uma das mais exigentes, englobando:

• Workshops de planejamento
• Desenvolvimento de produtos
• Imersões estratégicas
• Encontros com clientes

Ou seja, são encontros que costumam envolver mais pessoas e exigem um ambiente preparado para trabalhar em grupo, compartilhar conteúdo e registrar ideias ao longo da atividade. Mas, como acontecem com menos frequência, nem sempre é possível manter um espaço dedicado exclusivamente a eles.

Por isso, costuma fazer mais sentido reservar o espaço certo apenas quando é necessário. Na Solution Indoor, por exemplo, a Área do Cliente permite consultar a disponibilidade das salas em tempo real e ainda escolher a opção mais adequada para cada encontro.

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Ruído e disponibilidade: os dois maiores gargalos nos escritórios atuais

Ter um escritório moderno e bem equipado não é garantia de uma boa experiência de trabalho. O Global Workplace Survey 2025 mostra que 2 problemas continuam aparecendo com frequência na rotina de trabalho presencial nas empresas: o excesso de ruído e a dificuldade de encontrar o espaço certo na hora certa. E quando esses fatores se encontram, surgem situações bastante comuns como:

• Conversas confidenciais ocorrendo em mesas compartilhadas
• Brainstormings ocupando salas de reunião tradicionais
• Alinhamentos rápidos feitos em corredores ou áreas de passagem

Dessa forma, o problema não está apenas na falta de espaços, mas na dificuldade de oferecer o espaço certo para cada necessidade. Porém, é essa combinação entre disponibilidade, flexibilidade e variedade de ambientes que torna a experiência presencial mais eficiente e produtiva no trabalho presencial.

Ruído

Entre profissionais que trabalham em escritórios reformados após a pandemia, 45% afirmam ser frequentemente distraídos por conversas telefônicas de outras pessoas, enquanto 41% apontam as conversas presenciais dos colegas como uma fonte constante de distração. Portanto, o principal obstáculo para quem precisa de concentração continua sendo o ambiente ao redor.

Disponibilidade dos espaços

O estudo da Gensler também revela que muitos colaboradores escolhem onde vão trabalhar simplesmente com base no que está livre naquele momento, e não no ambiente mais adequado para a realização mais eficiente da atividade.

O que os dados de engajamento brasileiro acrescentam a essa discussão?

Os dados brasileiros ajudam a ampliar essa análise. O levantamento Engaja S/A 2024, realizado pela Flash em parceria com a FGV-EAESP, mostra que profissionais em modelo híbrido registram engajamento de 54% enquanto quem só trabalha presencialmente 42%.

À primeira vista, esse resultado pode parecer um bom argumento contra o trabalho presencial. Mas, quando ele é analisado em conjunto com o Global Workplace Survey 2025, surge outra interpretação: a diferença pode estar menos na presença física e mais na qualidade da experiência dentro do escritório.

O próprio estudo mostra que 82% dos trabalhadores relatam um alto senso de pertencimento com seus colegas e que 3 dos principais motivos para ir ao escritório são justamente relacionais:

• Reunir-se com a equipe
• Socializar
• Sentar-se com a equipe

Esses benefícios, porém, dependem de espaços de trabalho que favoreçam tanto as interações planejadas quanto as espontâneas. Então, quando o ambiente dificulta conversas rápidas, reduz a privacidade ou obriga diferentes atividades a acontecerem no mesmo espaço, parte do valor do trabalho presencial se perde.

Com isso, os dados sugerem que a discussão talvez não seja apenas quantos dias as pessoas vão ao trabalho presencial, mas como esse escritório apoia as diferentes formas de trabalhar   de forma colaborativa quando elas estão lá.

Como pensar no espaço de trabalho a partir dessa lógica?

Depois de conhecer os 7 modos de colaboração presencial, fica mais fácil avaliar um espaço de trabalho por um critério diferente. Em vez de olhar apenas para a estética ou para a quantidade de salas disponíveis, vale perguntar se aquele ambiente realmente atende às diferentes formas de trabalhar que fazem parte da rotina da equipe.

Essa mudança de perspectiva é útil tanto para empresas quanto para profissionais que buscam um coworking ou escritório compartilhado. Afinal, um espaço pode ser excelente para reuniões formais, mas não oferecer privacidade para conversas confidenciais, nem ambientes adequados para brainstormings ou encontros rápidos entre colegas.

Na Solution Indoor, essa lógica já faz parte do espaço. Há desde salas fixas privativas com isolamento acústico para atividades que exigem concentração e confidencialidade até salas de reuniões reservadas com controle de acesso digital.

Pela Área do Cliente, também é possível consultar a disponibilidade dos ambientes em tempo real antes de sair para o escritório, o que ajuda a evitar um dos principais gargalos apontados pelo Gensler: utilizar um espaço inadequado simplesmente porque era o único disponível naquele momento.

Entender como as pessoas realmente trabalham ajuda a escolher espaços que apoiam cada atividade da rotina da empresa, e não apenas ambientes que parecem completos à primeira vista.