Blog

A diferença entre coworking tradicional e escritório inteligente (smart office) está, principalmente, na infraestrutura tecnológica. O smart office inclui tecnologia para tornar a experiência de trabalho mais prática, previsível e eficiente.

Descubra por que entender essa distinção pode impactar diretamente a produtividade, a experiência dos clientes e a rotina das empresas.

O que é um coworking convencional?

O coworking convencional é um ambiente compartilhado que democratizou o acesso a infraestrutura profissional, networking e flexibilidade ao oferecer:

• Mesas
• Internet
• Áreas compartilhadas
• Ambiente propício para trabalho colaborativo

É um espaço em que a pessoa pode contratar conforme a necessidade, facilitando assim a redução dos custos fixos  de um escritório próprio. E atende bem diversas atividades.

Leia também: Salas sob demanda: seu segredo para vender mais

Principais limitações de um coworking tradicional

O coworking tradicional resolve bem um problema importante: oferece um espaço profissional com mais flexibilidade e menor custo do que um escritório próprio. Para trabalhar, fazer networking e compartilhar estrutura, o modelo funciona bem, mas algumas necessidades da rotina profissional ainda não são resolvidas de forma estrutural.

Entre os pontos que mais geram reclamações estão a falta de privacidade e o excesso de ruído. E não é só isso. Em muitos espaços, ainda é preciso depender da recepção para controlar acessos, confirmar a disponibilidade de uma sala ou acompanhar correspondências. E quando existe um sistema de reservas, nem sempre ele mostra a ocupação em tempo real ou concentra toda a gestão da rotina em um só lugar como ocorre em um smart office que mantém a flexibilidade do coworking, mas inclui automação, reserva digital, monitoramento em tempo real e gestão inteligente do ambiente.

Ou seja, a diferença entre os 2 modelos não está apenas no espaço físico, mas na tecnologia e na forma como a rotina é gerenciada.

Leia também: O acesso a alta tecnologia e apoio nível multinacional para pequenos negócios

O que transforma um coworking em smart office?

Nem todo coworking é um smart office, e nem todo espaço que utiliza a palavra “smart” no nome necessariamente opera como um. A diferença não está na marca ou no design do ambiente, mas na tecnologia do espaço e como ela melhora a experiência do usuário.

Essa transformação faz parte de um movimento global. Segundo a Grand View Research, o mercado de smart office foi avaliado em cerca de US$ 53,9 bilhões em 2024 e deve crescer a uma taxa próxima de 14% ao ano até 2030. O dado mostra que empresas e operadores de coworking no mundo todo já estão investindo em ambientes mais inteligentes e conectados. Confira o que transforma um coworking em um smart office (smart coworking ou coworking inteligente):

Sensores de presença e automação do ambiente

Em um smart coworking, há sensores de presença para ajustar automaticamente iluminação e climatização conforme a ocupação do local. Ou seja, o ambiente se adapta às pessoas e ainda contribui para o uso mais eficiente dos recursos. O que é diferente do coworking tradicional (que tem uma configuração fixa definida no início do dia).

Controle de acesso digital

Outro elemento característico de um coworking inteligente é o controle de acesso por fechaduras inteligentes ou sistemas digitais. Com isso, em vez de depender de horários de recepção ou da presença de terceiros, o usuário pode acessar o espaço utilizando o próprio dispositivo, tornando assim a experiência mais autônoma e fluida.

Reserva digital em tempo real

A previsibilidade também está presente no modelo de smart coworking. Então, antes mesmo de sair de casa, o profissional consegue:

• Verificar a disponibilidade de salas e estações de trabalho
• Visualizar fotos do ambiente
• Conferir comodidades
• Fazer reservas em tempo real

Isso reduz incertezas e evita situações comuns em ambientes compartilhados, como chegar ao local e descobrir que a sala desejada já está ocupada.

Plataforma integrada de gestão

Um smart office facilita a rotina de empresas e profissionais em muitos sentidos, inclusive diferentes serviços ficam concentrados em uma única plataforma como:

• Reservas
• Correspondências
• Solicitações de serviços extras
• Consulta de ocupação
• Gestão de faturas

Por trás dessas tecnologias existe um conceito chamado IoT (Internet das Coisas), que é uma rede de sensores e dispositivos conectados que trocam informações em tempo real para automatizar processos e tornar os ambientes mais eficientes.

Portanto, não se trata apenas um espaço de trabalho com tecnologia. O smart coworking é um ambiente todo projetado para simplificar rotinas, aumentar a previsibilidade e permitir que as pessoas foquem no que realmente importa: o trabalho.

Diferenças entre coworking convencional e smart coworking

A principal diferença entre os modelos está na capacidade do espaço de se adaptar às necessidades do usuário, oferecendo assim mais autonomia, previsibilidade e conveniência ao longo da rotina.

Confira uma breve comparação entre coworking convencional e smart coworking:

Por que a distinção importa para quem tem clientes

Para muitos profissionais, o espaço de trabalho também é um ponto de contato com clientes, parceiros e fornecedores. Advogados, consultores, seguradoras e empresas de pequeno e médio porte, por exemplo, utilizam o coworking para reuniões e atendimentos. Nesses casos, o ambiente comunica tanto quanto o próprio serviço prestado.

Quando um cliente chega a um prédio comercial, acessa um ambiente organizado, sendo bem recebido em uma sala reservada. Isso transmite credibilidade, profissionalismo e cuidado com os detalhes, o que já pode ser um excelente começo para um potencial negócio que possa ser fechado.

O que não significa que um coworking convencional seja inadequado para receber clientes. Mas espaços mais bem-organizados, com comodidades e foco na experiência do cliente podem trazer vantagens que fazem toda a diferença:

• Garantir que a sala estará disponível no horário marcado
• Realizar uma conversa confidencial em um ambiente silencioso
• Oferecer uma experiência de chegada mais organizada

Vale lembrar que quem recebe clientes, não escolhe só um espaço para trabalhar, mas também a experiência que deseja transmitir em cada encontro.

O coworking como smart office é uma tendência ou já é realidade?

O smart office deixou de ser uma promessa para se tornar um movimento em curso há algum tempo. De acordo com o Censo Coworking 2024, da Woba, o número de espaços em funcionamento passou de 2.443 para 2.986 em apenas 1 ano: um crescimento próximo de 20%. O levantamento também aponta a tecnologia como um diferencial cada vez mais relevante na decisão de contratação.

O que explica por que o conceito de coworking está evoluindo, porém o futuro desse modelo talvez não seja oferecer mais espaço e sim tecnologia que facilite a vida das empresas e trabalhadores. E para quem está avaliando um coworking hoje, entender isso pode se tornar um critério prático para uma escolha mais assertiva.

Assim como em várias cidades brasileiras, em Ribeirão Preto, existem modelos de smart coworking que integram reserva digital, controle de acesso e gestão do espaço em uma única experiência como, por exemplo, a Solution Indoor. O que, não só ajuda na previsibilidade, como também permite oferecer uma experiência bem mais profissional na hora de se reunir com seus clientes.

Leia também: A nova Solution Indoor: evoluindo o coworking em Ribeirão Preto